Zeitverlust
Mitarbeiter verbringen viel Zeit mit Suchen, Nachfragen und Zusammentragen statt mit ihrer eigentlichen Arbeit.
Produkte
Unternehmenswissensraum
Alle Quellen. Ein Zugang. Ihre Regeln.
Ihr Wissen als Fundament für KI.
In Ihrem Unternehmen steckt jahrzehntelange Erfahrung: in Dokumenten und E-Mails, in ERP und CRM, in Handbüchern, Tickets und nicht zuletzt in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter. Der Unternehmenswissensraum macht dieses Wissen auffindbar, verknüpft es und stellt es Ihren Mitarbeitern und KI-Agenten sicher zur Verfügung – immer mit genau den Rechten, die im Unternehmen gelten.
So wird aus verstreuten Informationen ein gemeinsames Unternehmensgedächtnis. Und aus einer allgemeinen KI eine KI, die Ihr Unternehmen wirklich kennt.
Frage an den Wissensraum
„Gib mir alle Informationen zum Auftrag 1234.“
- ERP Auftrag 1234: 40 Pumpen, Liefertermin 12.11.
- DMS Vertrag und Aufstellungsplan, Stand 02.10.
- E-Mail Kunde bittet um Teillieferung
- Support 1 offenes Ticket: Dichtung undicht
4 Quellen · nur, was Sie sehen dürfen
Die Ausgangslage
Das Wissen ist da – aber verstreut, versteckt und an Personen gebunden
In den meisten Unternehmen fehlt es nicht an Informationen, sondern am Zugang zu ihnen. Verträge liegen im DMS, Auftragsdaten im ERP, Kundenhistorie im CRM, Absprachen in E-Mail-Postfächern, Lösungen in Service-Tickets und Handbücher auf dem Dateiserver. Wer eine vollständige Antwort braucht, sucht in vielen Systemen – oder fragt die Kollegin, die „schon immer“ Bescheid weiß. Das hat spürbare Folgen im Alltag:
Doppelte Arbeit
Dieselbe knifflige Kundenanfrage wird immer wieder neu gelöst, weil die erste Lösung nicht auffindbar ist.
Abhängigkeit von Einzelnen
Wichtiges Know-how existiert nur im Kopf erfahrener Mitarbeiter. Fallen sie aus oder gehen in den Ruhestand, geht dieses Wissen verloren.
Langsame Einarbeitung
Neue Kolleginnen und Kollegen brauchen lange, bis sie wissen, wo was steht und wen sie fragen müssen.
Schatten-KI
Mitarbeiter kopieren Verträge oder Kundendaten in öffentliche KI-Dienste, um schneller zu Antworten zu kommen – ohne Kontrolle darüber, was mit diesen Daten geschieht.
Der demografische Wandel verschärft das Thema: In den kommenden Jahren gehen in vielen Unternehmen erfahrene Wissensträger in den Ruhestand. Die Frage ist nicht, ob Wissen das Unternehmen verlässt – sondern ob es vorher gesichert wurde.
Die Lösung
Der Unternehmenswissensraum: alle Quellen, ein Zugang
Der Unternehmenswissensraum verbindet die Wissensquellen Ihres Unternehmens zu einem gemeinsamen, intelligent durchsuchbaren Gedächtnis. Ihre Mitarbeiter stellen eine Frage in natürlicher Sprache – und erhalten eine verständliche Antwort mit Quellenangabe, statt selbst in mehreren Systemen suchen zu müssen.
Quellen
Strukturiert ERP · CRM · Datenbanken
Unstrukturiert DMS/ECM · E-Mails · Dateiserver · Handbücher · Tickets
Kopfwissen Erfahrung, Lösungen, Know-how gezielt dokumentiert
Anbindung & Aufbereitung Konnektoren Texterkennung Vektorisierung und Aufbau der Vektordatenbank
Unternehmenswissensraum
Zugänge
Mitarbeiter per KI-Assistent
KI-Agenten im Workflow
Anwendungen Service, Vertrieb
Berechtigungen bleiben erhalten: Die KI sieht nur, was die fragende Person sehen darf.
Welche Quellen einbezogen werden
- Strukturierte Daten: ERP, CRM und Datenbanken – etwa Aufträge, Kunden, Artikel und Stammdaten.
- Unstrukturierte Inhalte: DMS/ECM wie ELO, E-Mails, Dateiserver, Handbücher, Projektdokumentationen und Service-Tickets.
- Kopfwissen: Erfahrung, die bisher nirgends steht. Lösungen, Antworten und Know-how werden gezielt dokumentiert – im Arbeitsalltag und mit KI-Unterstützung, ohne zusätzlichen Bürokratieaufwand.
Nicht alles kopieren – sondern richtig verbinden
Dokumente und Erfahrungswissen werden im Wissensraum semantisch durchsuchbar gemacht. Geschäftsdaten aus ERP oder CRM bleiben dagegen in ihren Systemen und werden bei Bedarf live über Schnittstellen abgefragt. So ist jede Antwort aktuell, und es entsteht keine zweite, veraltete Datenkopie. ELO und andere ECM-Systeme sind dabei eine besonders wertvolle Quelle für dokumentenbasiertes Wissen – aber nicht die einzige.
Wie aus Daten nutzbares Wissen wird
Anbinden
Konnektoren verbinden den Wissensraum mit Ihren bestehenden Systemen. Die Quellsysteme bleiben, wie sie sind.
Aufbereiten
Texterkennung macht auch gescannte Dokumente lesbar. Inhalte werden in Abschnitte zerlegt und mit ihrer Herkunft und ihren Berechtigungen verknüpft.
Nach Bedeutung erschließen
In einer Vektordatenbank werden Inhalte so abgelegt, dass die KI sie nach ihrer Bedeutung findet – nicht nur nach Stichworten. Wer nach „Reklamation wegen undichter Dichtung“ fragt, findet auch den Fall, in dem von „Leckage am Flansch“ die Rede war.
Bereitstellen
Mitarbeiter greifen über einen KI-Assistenten zu, KI-Agenten nutzen das Wissen in automatisierten Abläufen, und Fachanwendungen in Service oder Vertrieb binden es direkt ein.
Ohne Ihr Wissen bleibt KI ein Allrounder ohne Ortskenntnis
Moderne Sprachmodelle können formulieren, zusammenfassen, übersetzen und erklären. Was sie nicht können: Ihr Unternehmen kennen. Sie wissen nichts über Ihre Kunden, Ihre Produkte, Ihre Verträge, Ihre Prozesse und die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter. Genau dieses Wissen entscheidet aber darüber, ob eine KI-Antwort im Arbeitsalltag weiterhilft.
Unternehmenswissen ist deshalb keine Ergänzung, sondern die unerlässliche Voraussetzung für jede wirksame KI-Lösung. Fachlich spricht man vom Kontext: den Informationen, die eine KI zu einer Frage oder Aufgabe erhält. Der Unternehmenswissensraum liefert diesen Kontext – für jede Art von KI-Anwendung.
Mit Kontext
Fundierte Antworten mit Quellenangabe – nachvollziehbar und prüfbar.
Ohne Kontext
Die KI rät. Im Zweifel erfindet sie plausibel klingende, aber falsche Antworten – Fachleute sprechen von Halluzinationen.
Ein Wissensraum, der wächst
Einmal lernen, nie vergessen
Der Wissensraum ist kein statisches Archiv, sondern wächst mit jeder gelösten Aufgabe. So fließt neues Wissen zurück, statt in einzelnen Chats oder Postfächern zu versickern. Jede Erkenntnis steht dem ganzen Unternehmen zur Verfügung.
Ein gemeinsamer Wissensraum statt KI-Inseln
Viele Unternehmen starten mit einzelnen KI-Werkzeugen: hier ein Chat, dort ein Agent, Daten per Kopieren und Einfügen. Das Ergebnis sind KI-Inseln ohne gemeinsamen Kontext und ohne Kontrolle. Der Unternehmenswissensraum bildet die gemeinsame Grundlage, auf der alle KI-Lösungen aufbauen – heute ein Assistent, morgen ein Agent, übermorgen ein ganzer automatisierter Workflow. Das Wissen muss nur einmal erschlossen werden und ist dann für jede neue Anwendung verfügbar.
Frage oder Problem taucht auf zum Beispiel eine knifflige Kundenanfrage
Einmal gelöst von Ihren Mitarbeitern, mit Unterstützung der KI
Im Wissensraum gespeichert automatisch erfasst und auffindbar
Für alle sofort verfügbar beim nächsten Mal genügt eine Frage – für alle Mitarbeiter und alle KI-Agenten
Wissen bleibt – auch wenn Menschen gehen.
Praxisbeispiele
So arbeitet der Wissensraum im Alltag
Beispiel 1
„Gib mir alle Informationen zum Auftrag 1234“
Ein Projektleiter bereitet ein Kundengespräch vor. Statt ERP, DMS, Postfach und Support-System einzeln zu durchsuchen, stellt er eine einzige Frage. Die KI führt die relevanten Informationen zusammen: die Auftragsdaten aus dem ERP, Verträge und Pläne aus dem DMS, die Korrespondenz zum Vorgang aus dem E-Mail-System und offene Vorgänge aus dem Support-System. Das Ergebnis ist eine übersichtliche Zusammenfassung mit Verweisen auf die Originalquellen.
Beispiel 2
Kundenreklamation mit KI-Agenten
Eine Reklamation geht per E-Mail ein. Ein erster Agent erkennt das Anliegen und ordnet Kunde und Auftrag zu. Ein zweiter Agent durchsucht den Wissensraum nach ähnlichen Fällen und bewährten Lösungen. Ein dritter Agent entwirft daraus eine Antwort und einen Gutschriftvorschlag. Ein Mitarbeiter prüft, ergänzt und versendet – die Verantwortung bleibt beim Menschen. Die neue Lösung wird im Wissensraum gespeichert. Beim nächsten ähnlichen Fall ist sie sofort verfügbar: Das Unternehmen lernt dazu.
Beispiel 3
Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Eine neue Kollegin im Vertriebsinnendienst fragt: „Welche Lieferbedingungen gelten für unsere Kunden in Österreich, und wie wurde das zuletzt bei Kunde X gehandhabt?“ Sie erhält sofort eine Antwort aus Handbüchern, Verträgen und früherer Korrespondenz – ohne erfahrene Kollegen aus ihrer Arbeit zu reißen.
Beispiel 4
Service und technischer Support
Ein Servicetechniker vor Ort beschreibt ein Fehlerbild in eigenen Worten. Der Wissensraum findet passende Handbuchkapitel, frühere Tickets mit demselben Fehlerbild und die dokumentierte Lösung eines erfahrenen Kollegen – auch wenn dort ganz andere Begriffe verwendet wurden.
Ihre Daten – Ihre Regeln
Nach außen wie nach innen
Wenn Ihr wertvollstes Wissen an einem Ort zusammenläuft, muss es dort besonders gut geschützt sein. Deshalb gilt für den Unternehmenswissensraum ein klarer Grundsatz: Sie entscheiden, wo Ihre Daten verarbeitet werden, wer sie sehen darf und was mit ihnen geschieht. Dieser Grundsatz gilt in zwei Richtungen.
Kontrolle nach außen: Ihr Wissen bleibt Ihr Wissen
Bei öffentlichen KI-Diensten ist oft unklar, ob Eingaben gespeichert, wo sie verarbeitet oder ob sie zum Training genutzt werden. Mit dem Unternehmenswissensraum behalten Sie die Kontrolle:
- Sie wählen den Betriebsort: Der Wissensraum und die Sprachmodelle können in Ihrem eigenen Rechenzentrum laufen, in unserem Rechenzentrum in Deutschland über webix Hosted KI oder in einer hybriden Kombination. Besonders schutzwürdige Inhalte verlassen Ihr Netzwerk auf Wunsch nie.
- Kein Training mit Ihren Daten: Ihre Inhalte werden nicht genutzt, um fremde KI-Modelle zu trainieren.
- Bewusste Entscheidungen statt pauschaler Verbote: Wo leistungsfähige Cloud-Modelle sinnvoll sind, setzen wir sie gezielt ein – idealerweise mit Zero Data Retention (Anfragen werden nach der Verarbeitung gelöscht), Verarbeitung in der EU und Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO. Entscheidend ist, dass Sie die Wahl bewusst treffen und die Abhängigkeiten kennen.
- Austauschbare Modelle, keine neue Abhängigkeit: Wir setzen auf eine offene Architektur und auf moderne Open-Source- und Open-Weight-Modelle. Das Sprachmodell lässt sich wechseln, Ihr Wissensraum bleibt. Ihr Wissen gehört Ihnen – nicht dem Anbieter einer KI.
Kontrolle nach innen: Die KI sieht nie mehr als Sie
Ein gemeinsamer Wissensraum bedeutet nicht, dass jeder alles sehen darf. Ein Grundsatz steht über allem: Eine Unternehmens-KI darf nicht mehr wissen als der Mitarbeiter, für den sie arbeitet.
- Rechte werden vererbt: Die KI sieht nur, was die fragende Person auch in den Quellsystemen sehen darf – im Chat wie in jeder Anwendung. Die Berechtigungen aus ELO, ERP, CRM oder dem Dateiserver gelten auch im Wissensraum.
- Gilt auch für Agenten: Ein KI-Agent handelt immer mit den Rechten eines Nutzers oder einer eng begrenzten Rolle – nie als Superuser mit technischem Vollzugriff.
- Prüfen und protokollieren: Berechtigungen werden bei jeder Anfrage geprüft, Zugriffe nachvollziehbar protokolliert.
| Vertrieb | Projekte | Finanzen | Personal | |
|---|---|---|---|---|
| Mitarbeiterin Vertrieb reguläre Berechtigungen | Zugriff | Zugriff | kein Zugriff | kein Zugriff |
| KI ohne Rechtekonzept technischer Vollzugriff | Zugriff | Zugriff | Zugriff | Zugriff |
| KI mit Rechtevererbung fragt im Namen der Nutzerin | Zugriff | Zugriff | kein Zugriff | kein Zugriff |
Die KI erbt die Rechte des Nutzers – nicht mehr.
Wichtig zu wissen: Berechtigungen in den Quellsystemen allein reichen nicht aus. Sobald Inhalte für eine KI aufbereitet werden, muss auch die KI-Anbindung selbst die Rechte jedes einzelnen Nutzers durchsetzen. Genau darauf legen wir bei Konzeption und Umsetzung besonderen Wert.
Praxisbeispiel: Gleiche Frage, andere Antwort
„Was verdient Thomas Weber – und wie oft war er dieses Jahr krank?“
Mitarbeiterin Vertrieb keine Berechtigung
Hat keine Berechtigung für Personaldaten und erhält die Antwort, dass dazu keine Informationen vorliegen, auf die sie Zugriff hat.
Personalleiterin berechtigt
Ist für Personalakten berechtigt und erhält die Antwort mit Quellenangabe aus dem HR-System.
Ohne Rechtekonzept hätte die KI beiden geantwortet – ein Datenschutzvorfall mit sensiblen Gesundheitsdaten.
Nutzen auf einen Blick
Was der Unternehmenswissensraum Ihrem Unternehmen bringt
Wissen sichern
Erfahrung und Know-how bleiben im Unternehmen – auch bei Ruhestand, Wechsel oder Ausfall von Wissensträgern.
Zeit gewinnen
Antworten in Sekunden statt langer Suche in vielen Systemen.
Qualität steigern
Bewährte Lösungen werden wiederverwendet, Fehler nicht wiederholt.
Schneller einarbeiten
Neue Mitarbeiter finden sich schneller zurecht und entlasten erfahrene Kollegen.
KI wirksam machen
Assistenten und Agenten arbeiten mit Ihrem Unternehmenskontext – fundiert, nachvollziehbar und mit Quellenangabe.
Kontrolle behalten
Ihre Daten, Ihre Berechtigungen, Ihr Betriebsmodell.
Zukunftssicher investieren
Einmal erschlossen, steht Ihr Wissen jeder künftigen KI-Anwendung zur Verfügung.
Der Weg zum Wissensraum
Schritt für Schritt – vom ersten Anwendungsfall zum Unternehmensgedächtnis
Ein Wissensraum muss nicht in einem Großprojekt entstehen. Wir beginnen dort, wo der Nutzen am größten ist, und bauen von dort aus weiter.
Potenziale erkennen
Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen Prozesse, Datenbestände und Wissensquellen und identifizieren die Anwendungsfälle mit dem größten Nutzen.
Strategie entwickeln
Wir wählen die passenden Quellen, das Betriebsmodell und die Technologie und erarbeiten das Berechtigungskonzept.
Entwickeln und anbinden
Wir binden die ersten Quellen an, bereiten die Inhalte auf und setzen den ersten Assistenten oder Agenten um.
Integrieren
Der Wissensraum wird nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft und Ihre Arbeitsabläufe eingebunden.
Betreiben und weiterentwickeln
Wir kümmern uns um Betrieb, Wartung und Schulung und erweitern den Wissensraum um weitere Quellen und Anwendungen.
Dabei gilt: Der Mensch bleibt im Mittelpunkt. KI ersetzt Erfahrung nicht – sie erweitert unsere Möglichkeiten. Ihre Mitarbeiter mitzunehmen und zu befähigen ist Teil jedes erfolgreichen Projekts.
Häufige Fragen
Fragen und Antworten
Müssen alle Daten in eine neue zentrale Datenbank kopiert werden?
Nein. Dokumente und Erfahrungswissen werden für die KI aufbereitet und durchsuchbar gemacht. Geschäftsdaten aus ERP oder CRM bleiben in ihren Systemen und werden bei Bedarf live über Schnittstellen abgefragt.
Müssen wir unsere bestehenden Systeme ersetzen?
Nein. Der Wissensraum baut auf Ihrer vorhandenen IT-Landschaft auf und verbindet sie. ELO, ERP, CRM, E-Mail und Dateiserver bleiben, wie sie sind.
Kann die KI vertrauliche Informationen an unberechtigte Mitarbeiter weitergeben?
Nein, wenn das Berechtigungskonzept richtig umgesetzt ist. Die KI erbt die Rechte der fragenden Person und sieht nie mehr als diese. Genau das stellen wir bei der Umsetzung sicher.
Verlassen unsere Daten das Unternehmen?
Das entscheiden Sie. Der Wissensraum kann vollständig in Ihrem Rechenzentrum, in unserem Rechenzentrum in Deutschland oder hybrid betrieben werden.
Wie aktuell sind die Antworten?
Neue und geänderte Dokumente werden fortlaufend übernommen. Geschäftsdaten werden direkt aus den Quellsystemen abgefragt und sind damit immer aktuell.
Wie beginnen wir am besten?
Mit einem klar umrissenen Anwendungsfall, etwa im Service oder im Vertrieb. In einem Beratungsgespräch oder einer KI-Potenzialanalyse finden wir gemeinsam heraus, wo der Wissensraum bei Ihnen den größten Nutzen stiftet.
Machen Sie Ihr Wissen zum Fundament Ihrer KI
Ihr Unternehmenswissen ist zu wertvoll, um es in Postfächern, Ordnern und Köpfen zu belassen – und zu wertvoll, um es unkontrolliert in fremde KI-Dienste zu geben. Mit dem Unternehmenswissensraum machen Sie es sicher nutzbar: für Ihre Mitarbeiter, für Ihre KI-Agenten und für alle KI-Lösungen, die noch kommen. Wir zeigen Ihnen gerne, wie das in Ihrem Unternehmen aussehen kann.
Ihre Daten – Ihre Regeln.
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